Cada documento que se teclea a mano es un coste que no se ve
Son las nueve de la mañana y la bandeja de entrada del departamento de administración ya tiene treinta correos nuevos. Un pedido en PDF de un cliente habitual. Una factura en Excel con un formato nuevo. Un pedido escrito en el cuerpo del email. Un albarán escaneado y torcido.
Detrás de cada correo hay una persona que abre el documento, busca los datos, los comprueba, los copia y los introduce en el ERP, línea a línea.
Es un trabajo que nadie ve hasta que falla. Y cuando falla, lo ve todo el mundo: el cliente recibe un producto equivocado o una factura se registra con un importe erróneo.
Ese cuello de botella es el que resuelve PO Reader, la herramienta de Aquiles Solutions que lee y procesa documentos automáticamente con inteligencia artificial.
El problema no es el volumen: es la variedad
La mayoría de empresas industriales y de distribución reciben sus documentos por email, y cada cliente o proveedor los envía a su manera:
Formatos distintos: PDF, Excel, Word, imágenes, escaneos o texto en el propio correo.
Estructuras distintas: cada emisor coloca referencias, cantidades, importes y fechas en sitios diferentes, y a veces cambia la plantilla sin avisar.
Idiomas distintos, con clientes y proveedores internacionales.
Por eso la introducción de datos documentales sigue siendo uno de los últimos procesos manuales. El ERP está digitalizado y el almacén también, pero el paso entre “llega el documento” y “el dato existe en el sistema” depende de alguien tecleando.
Por qué un OCR no es suficiente
Un OCR tradicional reconoce caracteres, pero no entiende documentos. Funciona mientras la plantilla sea la misma: en cuanto un emisor mueve una columna o cambia de formato, la regla deja de funcionar y hay que reconfigurarla.
Leer un documento no es convertir una imagen en texto.
Es saber qué parte es la referencia, cuál la cantidad y cuál el importe, venga como venga.
Cómo funciona PO Reader
PO Reader automatiza la lectura y el procesamiento de documentos con inteligencia artificial en tres pasos:
1. Entrada del documento. Los correos se envían directamente a PO Reader, o el fichero se importa en la herramienta. Desde ahí entra en el flujo, sin que nadie tenga que abrirlo para copiar datos.
2. Extracción y validación de los datos. La IA analiza el documento (PDF, Excel, Word, imágenes o escaneos, incluso de baja calidad) e identifica los datos clave: productos, referencias, cantidades, precios o importes. A diferencia de un OCR, se adapta a los cambios de formato de cada emisor y aprende con el uso. Además aplica reglas de validación sobre lo extraído: compara precios con las condiciones registradas, localiza la referencia correcta con búsqueda semántica cuando el emisor usa su propia nomenclatura y detecta lo que no cuadra.
3. Envío directo al ERP. Los datos validados se transfieren automáticamente al ERP. PO Reader es compatible con cualquier sistema ERP, y se integra sin modificar la infraestructura existente.
El equipo mantiene el control: una pantalla de revisión permite ver y corregir los datos antes de registrarlos en el ERP.
Lo que cambia en el día a día
Automatizar la entrada de documentos no es solo ganar velocidad. Cambia la forma en que trabaja el equipo:
Menos tiempo por documento: de minutos a segundos, sin teclear.
Menos errores: los datos se validan contra los maestros y otra información del ERP antes de llegar al sistema, lo que se traduce en menos devoluciones, abonos y descuadres.
Más capacidad con el mismo equipo: se absorbe más volumen sin ampliar plantilla.
Mejor uso del talento: quien antes copiaba datos puede dedicarse a atender a clientes y proveedores o a resolver incidencias.
Los números
De media, en los clientes activos durante el primer año tras la implantación:
85% menos tiempo de procesamiento.
99,2% de precisión en la extracción.
Hasta 50.000 € de ahorro operativo anual estimado.
4 veces más documentos con el mismo equipo.
El retorno llega en menos de seis meses, y sin cambiar de ERP.
Una sola herramienta para toda la documentación
PO Reader nació para automatizar los pedidos de venta, el documento donde un error llega antes al cliente. Hoy procesa también facturas, albaranes y otros documentos, centralizando la gestión documental en una sola herramienta. Empresas de siderurgia, alimentación, farmacia o distribución, como CELSA Group, Europastry, Dentaid o Vallformosa, ya confían en él.
¿Y si no tuvieras que teclear ni un documento más?
Cada documento tecleado es tiempo que tu equipo no dedica a lo que aporta valor.
PO Reader convierte ese trabajo invisible en un flujo automático: del email al ERP, con precisión y sin cambiar tus sistemas.
Prueba PO Reader gratis o solicita una demo y te enseñamos cómo funcionaría con tus propios documentos.
