Automatización de la clasificación documental y generación de ofertas
Resumen
Una empresa especializada en el diseño y fabricación de piezas metálicas técnicas, gestionaba manualmente un alto volumen de solicitudes de oferta recibidas por correo electrónico. Este proceso suponía una gran carga administrativa, errores de clasificación y escasa trazabilidad. Aquiles Solutions desarrolló una herramienta con IA generativa que automatiza la lectura, clasificación y registro de peticiones, optimizando el flujo comercial y mejorando la eficiencia. Además la herramienta propone una primera aproximación de oferta económica
Problema
El equipo comercial clasificaba manualmente cada correo recibido, evaluando factibilidad y creando registros de petición de oferta en el ERP. Este trabajo era lento, poco escalable y propenso a errores, dificultando responder con agilidad a clientes y mantener un control estructurado del proceso.
Objetivo
El objetivo era disponer de una solución que automatizara la lectura de correos, extrajera los datos relevantes, clasificara las peticiones según factibilidad y generara ofertas en el ERP, manteniendo trazabilidad y control humano en la validación, además de dotar al departamento comercial de más capacidad para responder a las peticiones de clientes.
Solución
Implementación práctica y concreta.
Se creó una aplicación web que intercepta correos entrantes, utiliza modelos de lenguaje natural (LLM) entrenados en su dominio y extrae información clave: códigos, cantidades, planos, materiales. El sistema clasifica automáticamente cada línea de solicitud y muestra los resultados en una pantalla de validación para revisión y aprobación del usuario antes de registrarlos en el ERP. Posteriormente se registra la petición de oferta en el ERP y se genera un borrador de oferta.
Qué habilita.
La solución digitaliza el flujo de recepción de peticiones de ofertas, reduce la carga administrativa, mejora la precisión en la clasificación y aporta trazabilidad completa de las peticiones.
Resultados
Lectura automática de correos con IA generativa.
Registro automático en ERP tras validación.
Pantallas de gestión y validación con trazabilidad de acciones.
Configuración flexible de criterios técnicos y prioridades comerciales.
Conclusión
Con esta herramienta, se transforma su proceso de gestión de peticiones de presupuesto en un flujo digital, escalable y trazable. La solución reduce tiempos, minimiza errores y refuerza la capacidad comercial de la empresa.